Unfallkasse baut alternierende Telearbeit aus
Starke Beteiligung der Mitarbeitenden – 88 Prozent aller Befragten für Mischform aus Büroarbeit und Homeoffice
Während der Corona-Pandemie entsendete die Unfallkasse Rheinland-Pfalz (UK RLP) – wie viele andere Organisationen – einen Großteil der Mitarbeitenden ins Homeoffice, um deren Gesundheit und Arbeitsfähigkeit zu erhalten.
Bisher hatte die UK RLP lediglich den Beschäftigten, die Arbeit von zu Hause in alternierender Telearbeit ermöglicht, die z.B. Kinder, Jugendliche oder zu pflegende Angehörige in ihrem direkten Umfeld betreuten.
Dann kam der Corona-Lockdown
Mit dem kurzfristigen Corona-bedingten Lockdown im März 2020 stand nicht gleich allen Mitarbeitenden ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz zu Hause zur Verfügung.
Dennoch, die UK RLP stellte die erforderliche technische Ausstattung sowie neue digitale Medien zur Verfügung und man arbeitete so ergonomisch wie möglich.
Dieser Schritt erforderte von den UK RLP-Mitarbeitenden – ebenso wie von vielen anderen Beschäftigten in diesen Zeiten – ein Umdenken.
Zur Aufgabenerledigung brauchte es teils alternative Herangehensweisen und Priorisierungen. Kommunikation fand lediglich per Telefon oder digital statt.
Die Arbeit erforderte mehr Selbstständigkeit, zudem schien eine neue Vertrauenskultur vonnöten.
Ein Experiment: Ausbau der Telearbeit
Bereits vor Eintreten der Pandemie hatten vermehrt Mitarbeitende der UK RLP einen Ausbau der alternierenden Telearbeit gewünscht. Somit begann mit dem Lockdown auch eine Art Experiment: Wie gut gestaltet sich tatsächlich der Arbeitsalltag, wenn die meisten Mitarbeitenden nicht mehr im Büro, sondern von zu Hause arbeiteten? Man wollte zunächst Erkenntnisse aus der Phase des Homeoffice gewinnen, um den Ausbau der alternierenden Telearbeit für möglichst alle Beschäftigten sinnvoll zu gestalten. Dazu setzte die UK RLP auf einen starken Beteiligungsprozess.
Nach dem Ende des Lockdowns entschied der Geschäftsführer Manfred Breitbach sich bewusst dazu, alle Mitarbeitenden zunächst stufenweise, dann vollständig in die Räumlichkeiten der UK RLP zurückzurufen. Hier achtete man selbstverständlich auf eine strikte Einhaltung der Schutzmaßnahmen, die ständig überprüft und angepasst wurden.
Projektgruppe evaluiert Arbeit im Homeoffice mit Online-Umfrage
Für die Evaluation der Arbeit im Homeoffice und die Gestaltung des Ausbaus der alternierenden Telearbeit wurde eine Projektgruppe gegründet. Sie setzte sich aus der stellvertretenden Geschäftsführerin Klaudia Engels, dem Personalleiter Benjamin Heyers, der Personalratsvorsitzenden Heike Stanowski sowie Personalratsmitglied Rainer Radke, der Gleichstellungsbeauftragten Elisabeth Zimmer, dem Schwerbehindertenvertreter Jürgen Meid und Franka Gerber sowie Dr. Sarah Ohlert aus dem Referat Gesundheit im Betrieb zusammen, die die Projektleitung übernahmen.
Das Team erarbeitete zunächst eine Online-Umfrage mit 39 Fragen zu folgenden Kategorien:
- Kommunikation durch Geschäftsführung und Krisenstab während des Lockdowns
- Technik und Arbeitsplatz
- Arbeitsorganisation
- Eigenverantwortung
- Kommunikation
- soziale Beziehungen
- Fragen explizit an Führungskräfte
- Abschlussfragen mit Freitextfeldern zu Vor- und Nachteilen des Homeoffice, zu Themen für Führung, weiteren Anregungen sowie die Frage nach dem Wunsch, Büro- und Heimarbeit zukünftig für effektives und gesundes Arbeiten kombinieren zu können
- Angaben zur Person
Die Beteiligung an der Befragung lag bei knapp 88%. Die Auswertung der Ergebnisse erwies, dass mehr als 88 Prozent aller Befragten die Mischform aus Büroarbeit und Homeoffice befürworteten. Insgesamt wurde die Arbeit im Homeoffice in allen Kategorien positiv bewertet. Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten ergaben sich neben dem Ausbau der alternierenden Telearbeit in Aspekten der Kommunikation, Medienkompetenz, Führung und Selbstführung, denen sich die UK RLP nun annimmt.
Die Mitarbeitenden wurden in einen offenen Prozess eingebunden, innerhalb ihrer Teams zum Denken und Diskutieren angeregt. Gemeinsam beschäftigten sie sich damit, was geklärt werden muss, um alternierende Telearbeit und mobiles Arbeiten für möglichst viele Mitarbeitende einzuführen. Alle Teams waren mit Herzblut dabei und brachten sich ein, was für die Projektgruppe und Geschäftsführer Manfred Breitbach die solide Basis bildete, teamorientiert die alternierende Telearbeit zu gestalten.
Auch beim Markttag 2020, an dem sich die Mitarbeitenden stets gemeinsamen Aufgaben widmen, beschäftigte man sich digital per Live-Übertragung mit konkreten Fragen und Lösungen:
- Wer möchte zukünftig die alternierende Telearbeit nutzen und in welchem Umfang?
- Wie wird sich die Arbeit im Team verändern und worauf ist dann zu achten?
- Welche Ideen existieren für die gesamte UK RLP hinsichtlich der Zusammenarbeit und des sozialen Miteinanders?
- Wie sollen neue Kolleginnen und Kollegen im Team eingeführt und betreut werden?
- Welche Büroräume werden durch die Nutzung der alternierenden Telearbeit frei werden?
Zu diesen Fragen lieferten die Teams am Markttag umfassende Ergebnisse an die Projektgruppe.
Auf der Grundlage all dieser Erkenntnisse wurde alternierenden Telearbeit nun neu strukturiert und als Basis eine Regel erarbeitet, so dass bereits zum 1. Dezember 2020 die alternierende Telearbeit in der UK RLP beginnen konnte.
Eine erneute Evaluation ist in ca. zwei Jahren geplant. Mit dem Thema der mobilen Arbeit wird sich die UK RLP ebenfalls in naher Zukunft befassen.